建筑师的时间管理技巧

这是一个熟悉的故事:有这么多工作要做而且建筑要以客户为中心,许多建筑师难以有效地分配自己的时间。但是你知道有一些简单的时间管理技术可能会吸引你的建筑师的习惯吗?在这篇文章中,Michae Kilkelly 分享一些技术,例如分配你的时间并学会有效率的完成单线程任务可能帮助你学会控制你的时间。

这曾经发生在你身上吗?

”你开始工作,审查你的待办事项列表。你有几天的期限和一些准备完成东西。但是在你着手之前,你快速浏览你的电子邮件。你在收件箱里找到一封一个客户的电子邮件,他要求你快速研究一个地方的建筑。“我马上准备动手做,”你对自己说。“这不会花很长时间’’。

在五个小时,三个电话和六个电子邮件后,你回复客户要求的信息。现在是中午,你准备开始工作。但是你快速查看你的电子邮件,发现客户现在要求你进行另一个选择。又经过两个小时,一个电话和三个电子邮件后,您回复他们。“谢谢,”他们回答。“让我们坚持最初的选择。”

现在是傍晚,你没有做完待办事项列表上的任何一件事,你仍然有一个几天后的最后期限还有一堆图纸在你旁边急着被审核。看起来这又是一个吃外卖熬夜的时候。

如何避免类似的命运?这里有时间管理的六项建议给繁忙的建筑师。

1. 积极主动地管理时间

积极主动的提前管理你的时间意味着你作出了深思熟虑的选择,更重要的是,你不能做什么。这意味着集中注意力在能得到结果的重要任务上。这里有关于有效平衡你的时间的文章

这是有效管理时间的基石。你的时间是属于你的。因为时间是有限的所以你需要合理的分配好。不要让别人牵着你的鼻子走。

这往往是知之非难,行之不易,尤其是当你的老板或客户希望你能完成昨天事情的时候。然而,设定期望值,并持之以恒,肯定会使你更好的管理你的日常事项和人生。你尊重你的时间,别人会尊重你的时间。

2. 减少干扰

关掉你的邮件通知。认真的,马上就这么做。然后,关闭您浏览器上的所有标签。最后,将你的手机设置成震动或者直接关机。

通过电子邮件、手机和社交媒体,我忙有着比以往更多的方式与他人联系。问题是,如果你不控制它们的话所有这些联系方式会成为分心的原因。

我并不是说完全抛弃它们。而是你需要在合适的时间和地点来使用它们。关键是减少干扰,这样你就可以真正专心的完成工作。

对于新手,可以尝试一天只是两次检查你的电子邮件,一次在中午另一次在下午四点。电子邮件是一个很好的交流工具,但我们会经常查看电子邮件,而不是专心完成需要的工作。

如何处理分心?可以试试这个简短的测验

3. 一心一意

多任务处理是一个神话。人类的大脑并不适合同时处理多个事情。当我们在处理多任务时,我们实际上是将内容从一个任务到另一个地方。大脑在转变时需要时间,所以实际上是多任务是低效率的。研究表明,同时完成两个任务,比依次做这两个任务所需要的时间更长。

多任务处理是很难改掉的坏习惯。我做得比我应该做得要多,我知道这样更好。改掉这个习惯的一个好方法是减少干扰(见第二条)。干扰越少,你就越有可能完成你的任务。

问题是电子产品成为我们巨大的干扰。你整天周旋在互联网、电子邮件和社交媒体当中,因为有各种各样的东西在吸引着你的注意力。由此产生了一个新兴的数码领域,它们只拥有单一的功能,比如 Hemingwrite.

我觉得年长的手工艺者肯定都是一心一意的人。只有一支铅笔、丁字尺和一张纸时候,没有什么可以分散你的精力。我们需要的是 Hemingwrite 这样的工具。

4. 做时间记录

突然意识到现在已经是周五,想知道这个周都干吗了?试着保持做时间日志。

一个星期为一个小节,记录你在工作中的每一件事情。你可能已经某个时间段内记录了你所做的事情,但你应该记录你在全部时间里所做的事情。我的意思是一切。用了十分钟时间检查邮件?记录在日志中。在厨房里与同事交谈 5 分钟吗?记录在日志中。去洗手间吗?是的,记录在日志中。

使用笔记本,电子表格或甚至一个 App(例如 Rescue Time)。Rescue Time 是个非常好的 App 因为它可以在你的电脑上记录你做的所有的事情。我也刚开始使用它,它真的对我很有帮助。

是的,记录每一分钟是很乏味的,但我向你保证,你会有一个很好的对比图,来对比你实际完成的,和计划完成的事情。利用这些数据,可以客观地分析你一个星期的时间里都干了什么。结果可能会让你惊讶。

5. 一周计划

我们设计尺度,大到总体规划,小到门把手。我们甚至可以做一些图形和网页设计。为什么不能设计我们的理想一周呢?

其本质上,时间管理是一个设计问题。一个星期只有 168 小时,你需要处理的每件事都合适。是的,你需要作出取舍,优先考虑什么对你是重要的。

开始,你需要列出你这一个周需要完成的事,以及你想要做的事情。将你的列表做的非常具体。包括在工作或学校通常做的事情,以及你在闲暇时间做的事情。一定要包括休息和非工作时间(包括工作内和外的时间)。这个列表是您必要的工作程序文档。

把这些项目分解成合理大小的块,分配给他们合理的时间。别忘了至少包括七个小时的睡眠(八个小时更好)和运动和社交活动的时间。

安排这些活动适合你的一天和一周。这是你的泡泡图。一旦你的这个计划生效了,使用 Excel 表格来记录它,Michael Hyatt 有一个很好的模板你可以在他的网站上下载。

这个练习的目的不是面面俱到的管理每一天。相反,使用你的设计作为一个指南,确保你完成重要的事情。

我把最好的技巧留到最后……

知道你不会完成全部的这一切。在不牺牲你的健康或你的理智下是不能的。弄清楚什么是重要的并做出明智的选择关乎你实际上能胜任什么。记住,我们的时间是我们最珍贵的财富。如果你不坚定的捍卫它,它会在你意识到之前溜走。

所以如何更好的管理你的时间?你理想的星期是什么样子?请在下面留下你的评论!

图片来源:

Images of hourglass, calendar and vector images via Shutterstock.com.

引用:

Michael Kilkelly. "6 Essential Time Management Tips for Architects" 05 Oct 2015. ArchDaily. Accessed 10 Jan 2016. <http://www.archdaily.com/774786/6-essential-time-management-tips-for-architects/>


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翻译的有些生涩,忘见谅并指出改正。

本文链接:http://www.lyh2.org/architecture-tutorial/2016/1/10/6-essential-time-management-tips-for-architects

原文链接:http://www.archdaily.com/774786/6-essential-time-management-tips-for-architects